När ska jag använda Aff?

När ska jag använda Aff?

Eftersom Aff både är ett juridiskt branschregelverk (ABFF) och mall-dokument, kan det användas för såväl rena upphandlingar som interna överenskommelser. Aff-dokumentationen är t.ex. ett utmärkt hjälpmedel för att förtydliga vad olika avdelningar har för ansvar, så länge det rör sig om något av områdena nedan.
 

För upphandling och avtal

Aff ska användas vid tjänsteentreprenader, men vad menar vi då med en tjänsteentreprenad? En tjänsteentreprenad kännetecknas av att det sker återkommande leveranser för att upprätthålla ett läge eller en funktion. Vanliga områden är:
  • Fastighetsförvaltning
  • Drift och underhåll av fastigheter
  • Drift och underhåll av utemiljö och infrastruktur
  • Städning
  • Arbetsplatsservice
  • Ekonomisk förvaltning
  • Säkerhetstjänster såsom bevakning

Drift och underhåll

En fråga vi ofta får är om man ska använda regelverken för byggprojekt (AB/ABT) eller Aff (ABFF) när det gäller drift och underhåll. Svaret på den frågan är komplext men kan sammanfattas med följande frågeställningar:
  • Ska leverantören upprätthålla funktionen som finns vid tillträde? D.v.s. utföra arbete så att befintliga byggnader, installationer, infrastruktur, parker fungerar som avsett?
  • Gäller det återkommande tjänster - d.v.s. planerad tillsyn, skötsel och underhåll, som utförs självständigt av leverantören?
Är svaret ja på dessa frågor är Aff sannolikt rätt juridisk grund och hjälpmedel. Är det istället så att det handlar om att under en begränsad tid utföra arbete som syftar till att förändra ett läge, d.v.s. ombyggnad, nybyggnad och liknande så är sannolikt AB/ABT rätt regelverk att använda. 

Kontakta oss gärna om du har frågor kring detta. Vill du läsa mer om upphandlingar under ett byggnadsverks livstid, så finns det mycket matnyttig information på Upphandlingsmyndighetens hemsida.

Internavtal och rollbeskrivningar

Aff är inte bara användbart för att teckna avtal om tjänster, utan är även ett utmärkt hjälpmedel för skapa internavtal och arbetsbeskrivningar. 

Internavtal

Överenskommelser mellan två parter inom samma huvudorganisation har precis som avtal med extern part ett behov av att vara tydliga. Även om det inte handlar om pengar som transfereras är det viktigt att överenskommelsen dokumenteras. När det gäller överenskommelser rörande drift och förvaltning innebär det att man behöver komma överens om, och dokumentera följande:
  • Vad ska utföras, och vad gäller för särskilda krav på utförandet?
  • ”På vad” ska tjänsterna utföras, d.v.s. vilka fastigheter och utrustning är det frågan om?
  • Vad finns för övriga krav på organisationen som utför tjänsterna?
  • Vilka ansvarsöverföringar ska göras, d.v.s. hur hanteras fastighetsägarens ansvar?
  • Ska det ske någon ekonomisk reglering, och i så fall hur?
Dessutom är det viktigt att klargöra att vi menar samma sak när vi beskriver arbetet. 
Alla dessa saker, och fler därtill, ingår i de mallar som är en del av Aff-konceptet.

För en ren intern gränsdragning, t.ex. mellan olika avdelningar, är det mest tjänstebeskrivningen som är intressant. Den beskriver vilket arbete som ska utföras, och så kan man ange i en dokumentets gränsdragningslista vem som är ansvarig. Är det frågan om ett internavtal mellan t.ex. moder- och dotterbolag så är såväl KontraktÖvergripande tjänstekravTjänstebeskrivningar och Objektsbeskrivning relevanta handlingar tillsammans med ABFF och Aff-definitioner.

Rollbeskrivningar

Tjänstebeskrivningen kan även användas som ett underlag när man ska skapa rollbeskrivningar för olika roller inom organisationen. Eftersom den är gjord för att beskriva samtliga tänkbara arbetsuppgifter fungerar den utmärkt som en checklista. Gå igenom den rubrik för rubrik och fundera på vem som är ansvarig för respektive arbetsuppgift och om det finns särskilda krav eller kopplingar till andra roller. 

Rubriker i Tjänstebeskrivningen: